電話応対ビジネスマナーその１

どんなお仕事をしたいか？と一言で言っても、
販売職、事務職、営業職…様々なお仕事がありますよね。
どんな職種であっても必ず！と言っていいほど必要なのが『電話対応』。
本日は、仕事での電話マナーについてご紹介いたします！

・基本の心構え
・電話をかける時のマナー

基本の心構え

(１)必ずメモを取る。
電話は文字や文章に残りません。
そのため、今後の為にも必ずメモを取るようにしましょう。

(２)電話の受け答えは明るい声で！
対面で話す場合と違い、電話では相手の顔が見えません。
電話の声だけでやり取りするので、普段よりもワントーン明るい声で話すことを意識しましょう。

(３)会社の代表として応答している意識を持つ。
電話で話している相手は、電話のあなたの声＝その会社の声 として判断します。
電話応対の時は「自分は会社の代表として応答している」という意識と責任感を持ちましょう

電話をかける時のマナー

(１)昼食時や朝・夜の業務時間外は避ける。
特に週明けや連休明けの業務開始時間は、朝礼や伝達事項報告など忙しい時間帯ですのでなるべく避けましょう。
朝・夜などの業務時間外にどうしても電話をかけなければならない時には、一言添えるのがマナーです。

(２)電話がつながったら、社名と自分の名前を名乗る。
電話をかけた時には社名と自分の名前を名乗り、その上で相手がいるかどうか確認します。

(３)相手が電話に出た時には、もう一度社名・名前を名乗り用件を簡潔に伝える。
電話が長くなりそうな場合は、事前に「〇分ほどお電話よろしいでしょうか？」等とうかがいを立て、相手に都合を尋ねる配慮が必要です。

(４)相手が不在の時は戻り時間を尋ね電話をかけ直す旨を伝える。
相手が不在の時には戻り時間を尋ね電話をかけ直す旨を伝えましょう。
例えば「お戻りは何時ごろのご予定でしょうか？」
「それでは改めてこちらからご連絡を差し上げます。ありがとうございました」などとする流れが一般的です。

(５)先方の用件で電話を折り返した場合は、その旨を伝える。
先方の用件で電話をかけ直した場合には「先方用件の電話であること」を伝えましょう。
先方が不在の場合は「折り返しがほしいこと」など連絡先を伝えておきます。

(６)電話を終えたら、受話器はそっと置く。
電話を終える時には卓上電話の際は雑に受話器を置かないように気を付けましょう。
フックを押してから受話器を置くと丁寧です。

ただ電話をかけるだけ…と思いがちですが、マナーは奥深いですね。
本日は、電話を“かける”時のマナーをご紹介いたしました。
次回は電話を“受ける”時のマナーについて紹介致します！

• Prev
• Next