電話応対ビジネスマナー その２

前回は、仕事をする上で大切な“電話のかけ方”についてご紹介いたしました。
その２の今回は“電話の受け方”についてのご紹介です！

・電話の受け方

電話の受け方

(１)電話がかかってきたら3コール以内に取る！
電話を受ける時は、基本的に3コール以内に受話器をとりましょう。

(２)電話を受ける時「もしもし」はNG！
会社に電話がかかってきた時には「もしもし」とは言いません。
ビジネスシーンでは「もしもし」はNGです。「お電話ありがとうございます」などと明るい声で電話に出ましょう。

(３)先方の社名・お名前を復唱する。
電話を受けたら先方の社名とお名前を復唱します。

(４)先方が名乗らない、聞きとりづらい場合は聞き直す。
先方が名乗らない場合は、必ず訊くようにします。

(５)取次ぎは、いったん保留にしてから行う。
近くにいる人に取次ぐ場合でも保留にして取次ぐのが基本です。
相手を待たせないためにも保留にするのは30秒程度とします。
30秒以上かかりそうな場合は、折り返しのお電話をする旨を伝えるのがマナーです。

(６)取次ぐ相手が不在の場合は、不在であることを伝える。
取次ぐ相手が外出などの理由で不在の時には、電話の相手に不在であることを伝え、折り返す旨を伝えます。

(７)自分で対応できない場合は、一度確認する旨を伝える。
かかってきた電話の内容を自分ひとりで解決できない場合もあります。
誰かに相談してから折り返しの電話をかけたい時には
「恐れ入ります。その件に関しましては少々お時間を頂戴したいのですが、折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか？」と相手に確認しましょう。

(８)個人情報は口外しない。
携帯電話の番号などをはじめとする「社内の個人情報」は決して教えてはなりません。
「御社の部長のお名前を失念してしまいまして…」など、名前を聞き出そうとする場合もあります。
怪しいと思った場合は、「本人に確認して、必要な場合は折り返しご連絡いたします。」などと伝えましょう。

いかがでしたでしょうか？
前回に引き続き、電話対応についてご紹介いたしました。
“電話のかけ方”“うけ方”にも様々なポイントがあるのですね。
全部一気に…は初心者にとってはなかなか難しいですが、大切にしていきたいですね。
実践あるのみ！
怖がらずにチャレンジしてみましょう。

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